ボテ腹ボルダーの日常

日々の記録やDIY紹介・ダイエット・筋トレ・ボルダリング等々

ToDoリストの活用 やり忘れを防ぐ仕事術

スポンサーリンク

こんにちは。

今日はタイトルの通り、仕事術的なことを書きたいと思います。会社員の方の中には完璧に仕事をこなしている人も多いかと思います。僕はごくまれに、「あっ!!やっべー…。その仕事忘れてた…。」と言って慌ててやるようなことがあります。最近では激減しましたけど。僕みたいにやるべきことを忘れてて、ちょっと焦ったなぁなんて人にお勧めする仕事術です。

ちなみに、僕の長年の経験をもとに書いておりますので、合わない方もおられると思いますが使えたらラッキー程度にお読みいただければと思います。

まあぶっちゃけ、結論を言わせていただきますと、ToDoリストを活用するだけなんですけどね…。実際どのように運用していったのかを基本として記載しておりますので参考になればと思います…。

 

目次

 

 

1.どのような仕事が忘れやすいのか?

皆さんはどんな内容の仕事をよく忘れますか?仕事を忘れる前提で書いてますが、どんな完璧な仕事人でも忘れることはあるかと思いますので…。

いつもやっているルーティーン的な内容ってなかなか忘れないですよね?それはもう体と頭に叩き込まれちゃってるからなんだと思います。ではどんな仕事を忘れやすいのでしょうか?おそらくですが、誰かに突然依頼された場合などが考えられます。

突然呼びつけられて依頼されたり、電話で依頼されたり、メールで依頼されたりと様々ですが、最近多いと思うのがメールで仕事を依頼することです。個人的にこのやり方好きではありません。だってメールさえ送れば仕事が成立するっておかしくないですか?こっちの都合完全無視ですからね(笑)明日までにとか言われたら正直プチ切れです。

しかもメールってどんどんたまるので、過去のメールなんてどんどん埋もれていきます。その埋もれたメールの中に依頼メールが入っていた時なんて最悪です。「メール送ったでしょ…。」なんて怒られちゃったりもします。

2.どんな場合に忘れやすいか?

単純に忙しすぎてメールが見れないとかもあったりしますが、今回それは置いときます。まあよくあるのは作業中に邪魔が入るような場合ですね。誰かに電話しようとしたときに上司や先輩に呼ばれて別の仕事をやっていたりとかですね。戻ってきたころには電話することなんて忘れちゃってたりします。記憶ってあてになりませんからね。

メールなんかもそうだと思います。邪魔が入っている間にメールが埋もれて…みたいなこともあります。

3.仕事を忘れないために僕がやったこと

冒頭で述べたように、ToDoリストを使用する方法があります。僕もToDoリスト自体は現在でも使っておりますが、使いだした初期のころと比べると大きく変化していきました。

①付箋紙を使う

付箋紙を使う方法は一番最初に実践しておりました。付箋紙に書いてそれを机の上に張ったり、ディスプレイの淵に張ったりと仕事の量が増えてくると机が付箋紙だらけになってしまいます。やめた理由としては、終わってもいない仕事を書いた付箋紙がどっかにいっちゃいました。これで管理するのは僕には合わなかったんですね。

②市販のToDoリストを使う

突然ですが、僕は無印良品が大好きです。質やシンプルなデザインが好きなのですが、値段が若干お高い傾向にあるせいかあんまり使用しておりません。当時は無印良品にはまっていたこともあってToDoリストは無印良品製のものを使った記憶がありますけど。

僕の使ってたのはこちらです。

 

[http://]

 

さすが無印良品です。すごいシンプルで使いやすいとは思いますが、僕にはシンプルすぎて合いませんでした。ただただ合わなかっただけなのです。無印良品好きの僕としては残念です。

③ToDoリストをエクセルで作成

エクセルでリストを作成してエクセル上で管理しておりました。自由度が高いのでお勧めです。結局僕はこの方法で約5年ほど仕事していたみたいです。ですが、現在は若干方法が変わっているのですが…。

すでに終えた内容はフィルタをかけたりして非表示にできたりと管理する上でも大変便利です。やはりおすすめです。ですが、現在は方法を変えたということは若干のデメリットがあります。僕にとってはこれが圧倒的に致命的でした。5年も使ってたくせにね(笑)逆にそのデメリットに気づかずに5年も使っていたのですが。

データ上で管理するとどこまでも記載できる点なんですね…。僕の場合どんな些細な内容でもリストに記載します。例えば

○○に電話をする

○○にメールをする

○○からのメールの資料をフォルダに移動する

などです。例えば、3つ目の内容なんて正直やらなくてもだれも困りません。ただしこういうのを放置しているとメールから資料を探すのは大変なんですよね。メールを整理するという点で重要なんです。だから優先順位は低いとしてもやりたい内容としてリストに入れておりました。

こういった優先順位の低い内容はいつまでもリストにとどまり続けます。結局いつやってもいい内容なのでいつまでもやらないんですよね(笑)

結局この優先順位の低い内容がリストを埋め尽くす結果となり、なんだかいつまでも仕事が残っている感じがしてずっと嫌でした。5年も使い続けたのに…。

④ToDoリストを作成して紙で管理する

現在までの約2年はこちらのスタイルとなります。エクセル上で管理していたリストを紙ベースで管理するように変更しました。どこまでも記載できるというデメリットを改善した形となります。リストが全て完了すると机の引き出しに封印するシステムなのですが、仕事の優先順位によっては2枚目3枚目と溜まっていくこともあります。データで管理していた時と違うのは、机の上にいつまでもリストがあるのがなんだか嫌な感じになりました。早く引き出しに封印したいという感情が芽生えたので、やり残しがなくなるようになりました。紙ベースにしたメリットだと思います。

4.ToDoリストのメリット

どんな形でもいいのですが仕事を忘れないためにはやはりToDoリストを活用したほうがいいと思います。一番のメリットは自分のやるべきことを整理できる点にあります。頭の中で「あれもやらないといけない、これもやらないといけない」と考えながら仕事をしていては、時間が経つうちに忘れていきます。やるべきことを記載して客観的に見ることで、仕事のやり忘れを防げるだけでなく何をいつやったらいいかなど仕事の順序を組み立てることもできます。

個人的感じるメリットは時間をかけて何か案件を考えたり資料を作ったりしたい場合、小さな仕事が残っていたりするとそれが気になって集中できないこともあったりするんですけど、先にそれらを片付けて集中して仕事したりといったことができるようになりました。

5.まとめ

最終的に何が言いたいのかというと、人間は忘れやすい生き物なのです。仕事なんて何かのきっかけで忘れてしまうし、思い出したりもします。一人で仕事をしていない以上誰かに邪魔をされることは多々あります。忘れないためにはToDoリストに記載して自分のやることを整理することが重要です。頭の中でごちゃごちゃとしていれば、忘れやすいものですので…。一番大事なのは自分に合ったものを使うのが一番いいということです。

ちなみに頭の整理については、過去記事も参考にしてみてください。

www.hamubee.com

ではまた